1. Sichere Aufbewahrung

Die DSGVO hat die korrekte Aufbewahrung personenbezogener Daten für jede Organisation, die sie verwaltet, zu einer hohen Priorität erklärt. Unternehmen sind dafür verantwortlich, Daten sicher, geschützt und prüffähig aufzubewahren, wozu auch die ordnungsgemäße Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen gehört, die vor neugierigen Blicken geschützt werden müssen.

Dokumente an Arbeitsplätzen oder im Büro in einer gemeinsam genutzten Umgebung zurückzulassen, kann Folgen haben. Trotzdem scheint es, dass Unternehmen nicht immer so vorsichtig sind, wie sie sein sollten. Zu den Strafen für Unternehmen, die einen Datenschutzverstoß begehen, können unter anderem erhebliche Geldstrafen, Reputationsschäden und der Verlust des Kundenvertrauens gehören. Dennoch hat eine Studie von Fellowes ergeben, dass 50 % der Menschen schon einmal erlebt haben, dass vertrauliche oder persönliche Daten in einem Büro unbeaufsichtigt zurückgelassen wurden.

Eine sorgfältige Ablage und Archivierung verringern das Risiko, dass Unterlagen von Unbefugten eingesehen oder mitgenommen werden.

2. Platz- und Kostenersparnis

Eine verbesserte Aufbewahrung kann eine beträchtliche Menge an Platz schaffen, was Unternehmen hilft, ihre Ressourcen besser zu verwalten, während Flächen für andere Zwecke zur Verfügung stehen.

Die einfache Vorgehensweise, Akten und Papierkram besser aufzubewahren, kann sogar ein kosteneffizientes Wachstum unterstützen, weil dadurch zusätzlicher Platz für mehr Mitarbeitende geschaffen und der Bedarf an neuen Räumlichkeiten reduziert wird.

Zu den Lösungen, die ein hohes Maß an Platzersparnis bieten, gehören Heavy-Duty Aufbewahrungsboxen und Stapelkästen, die bis zu sieben Boxen hoch gestapelt werden können. Ihre Kunststoff- und Stahlrahmen können horizontal und vertikal ineinandergreifen und gewährleisten so optimale Stabilität und Sicherheit.

3. Schneller Zugriff

Zur erhöhten Produktivität, der Unternehmen in Europa mehr und mehr Priorität einräumen, gehört es, den Arbeitnehmenden zu helfen, schnell und effizient zu arbeiten, und dazu zählt auch, die Zeit zu reduzieren, die sie mit der Suche nach Dokumenten verbringen.

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO ist es zudem noch wichtiger geworden, dass Unterlagen leicht auffindbar sind. Diese Verordnung gibt den Betroffenen das Recht, Einzelheiten über alle personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert sind, anzufordern, und verpflichtet die Unternehmen, den Anträgen auf Datenzugang oder Löschung von Daten nachzukommen.

Zeitaufwändiges Suchen nach Unterlagen kann vermieden werden, wenn Papiere und Akten in einem geeigneten Ablagesystem aufbewahrt werden. Um den Zugriff auf die Unterlagen zu erleichtern, sind Systemordner vielseitige Ablageeinheiten, die horizontal oder vertikal, mit oder ohne Schubladen eingesetzt werden können. Sie können A4-Ordner, Stehsammler, Mappen und Ringbücher aufnehmen und sind ideal für Dokumente, auf die regelmäßig zugegriffen werden muss.

Eine klare, logische und konsistente Kennzeichnung ist wichtig. Die Kollegen sollten sich auf ein einheitliches Kennzeichnungssystem verständigen und dieses anwenden, damit jeder Benutzer die Dateien schnell erkennen und auffinden kann. Ein großes Beschriftungsfeld an der Vorderseite der Schubladen trägt dazu bei.