Destruction de documents sur site ou hors site, quel type de destruction dois-je choisir ?
Bien que le stockage sécurisé de documents confidentiels soit essentiel, il est tout aussi important de savoir comment se débarrasser de ces documents.
En vertu du RGPD, les entreprises doivent détruire leurs données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires d’un point de vue juridique ou pratique.
Elles doivent également se préparer à détruire leurs documents pour d’autres raisons. Cela inclut le droit qu’ont toutes personnes de demander la suppression de leurs données personnelles si une organisation n’en a plus besoin, si elles ont été utilisées de manière illégale ou si elles ont été fournies alors qu’elles n’étaient pas majeures.
Pour vous assurer que votre organisation est conforme au règlement RGPD, il est essentiel de mettre en place des processus appropriés de destruction des documents
Pour éliminer des documents sensibles, il existe trois manières :
• Faire appel à un fournisseur de destruction de papier mobile, afin de faire déchiqueter vos documents dans leur véhicule dans vos locaux
• Laisser un fournisseur tiers emporter des documents pour les déchiqueter hors site
• Utiliser vos propres destructeurs de documents sur votre lieu de travail pour effectuer le déchiquetage sur site.
Même s’il peut paraître moins fastidieux et plus facile de laisser un tiers s’occuper de cette tâche, il existe des raisons pour lesquelles ce n’est pas toujours la meilleure option.
Sécurité réduite avec l’option mobile
Bien que le déchiquetage mobile offre les avantages de faire faire le travail par un prestataire, détruisant souvent rapidement de la paperasse et retirant les confettis, il est nécessaire de s’assurer du niveau de sécurité des données papiers que vous confiez à cet organisme tiers en charge de la destruction correspond à vos besoins.
La plupart des organisations sont susceptibles de collecter des données qu’elles considèrent comme sensibles ou confidentielles, pouvant nécessiter un traitement de sécurité important. Si vous utilisez déjà un service mobile, il peut être judicieux de vérifier que ce dernier continue à répondre aux besoins de votre organisation en termes de sécurité.
Risque d’interception
Une fois que les documents ont été retirés de vos locaux pour être détruits hors site, il existe des risques. Comme la perte accidentelle, l’abandon d’urgence, l’espionnage, détournement ou de le vol du véhicule, les attaques internes ou le vol.
L’un de ces événements pourrait conduire à une violation de données, qui peut ensuite être déclarée aux autorités compétentes. Si des données personnelles sont perdues ou divulguées, cela pourrait entraîner un vol d’identité ou une fraude, des pertes financières et une atteinte à la réputation de votre entreprise.
Toutefois, si le déchiquetage est effectué en interne, il est tout aussi important de façon régulière et en temps opportun, de ne pas laisser des documents sensibles sur le lieu de travail où des personnes non autorisées pourraient y avoir accès.
Temps requis
Si le temps requis pour le déchiquetage est votre principale préoccupation, des options telles que le destructeur de documents AutoMax, avec sa fonctionnalité d’alimentation automatique, offrent une alternative plus sûre et plus rapide que le déchiquetage hors site.
Il suffit aux utilisateurs de mettre leurs documents dans le destructeur, d’appuyer sur un bouton et de laisser faire. Tous les documents sont conservés en interne et ne nécessitent la participation d’aucun organisme ou individu externe.
S’adapter aux besoins
Quel que soit le processus de déchiquetage que vous utilisez, il est essentiel que vous utilisiez un niveau de sécurité adapté à vos besoins.
Lorsque vous effectuez le déchiquetage en interne, vous pouvez vous assurer que vous utilisez un niveau de sécurité de déchiquetage niveau DIN correspondant aux différents besoins de sécurité de vos différents services. Un destructeur de documents de niveau DIN 4 offrira une bonne sécurité dans les services commerciaux et marketing, tandis qu’un destructeur de document de niveau DIN 5 serait approprié pour les services juridique, financier et les ressources humaines, et qu’un destructeur de documents de niveau DIN 6 ou 7 serait nécessaire pour un usage militaire ou gouvernemental.
Lorsque le volume de papier à déchiqueter est extrêmement élevé, une organisation peut déterminer qu’un fournisseur de déchiquetage mobile constitue une solution plus rapide et plus simple, mais elle devra faire preuve de prudence lors du transfert de documents confidentiels à ce fournisseur tiers.
Il existe également des solutions internes pour traiter de grands volumes de papier. Un destructeur de documents à chargement automatique est capable de déchiqueter plusieurs centaines de feuilles en quelques minutes et peut constituer une bonne alternative très productive face à un fournisseur tiers, car elle ne nécessite pas que l’utilisateur reste près du destructeur de documents pendant son utilisation.