Passer à un système de déchiquetage sur site efficace pour réaliser des économies, améliorer la sécurité et la productivité sur le lieu de travail.
Le choix d’une déchiqueteuse pour un bureau dépend de nombreuses variables. Combien de déchiqueteuses seront nécessaires pour une grande entreprise comptant plusieurs départements? Le type de déchiqueteuse nécessaire varie également d’un bureau à l’autre, en fonction des exigences de sécurité, de la capacité de déchiquetage ou simplement des fonctionnalités pour les employés. Par ailleurs, un service de déchiquetage externe peut sembler une option intéressante pour gérer la destruction d’un grand volume de documents, mais cette option présente de nombreux inconvénients. En fait, votre entreprise sous-traite peut-être déjà cette tâche à une société de déchiquetage, mais des facteurs tels que le prix peuvent remettre en question cette option. Voici quelques conseils pour créer et suivre un plan d’acquisition de déchiqueteuses sur site, qui permettra de réaliser des économies et d’améliorer la productivité globale.
Évaluer l’option de déchiquetage hors site
Les entreprises qui gèrent d’importants volumes de documents confidentiels peuvent faire appel à des entreprises de déchiquetage. Toutefois, l’externalisation des services de déchiquetage présente de nombreux inconvénients.
1. Coût
Les services de déchiquetage peuvent coûter plus cher que le déchiquetage interne, mais pour une entreprise qui doit se conformer aux réglementations relatives au vol d’identité et à la gestion des dossiers, les sociétés de déchiquetage sont considérées comme un coût inévitable afin de respecter ces directives tout en gérant un volume élevé de documents à détruire. Ces coûts pourraient toutefois être inférieurs si la destruction des documents était effectuée sur place, dans le respect des réglementations strictes en vigueur.
2. Programmation
Les entreprises de déchiquetage doivent programmer des visites régulières pour détruire les documents, ce qui signifie que les documents confidentiels restent vulnérables et exposés en attente du prochain appel de service.
3. Risques de vol d’identité hors site
Lorsque des documents confidentiels sont retirés d’une entreprise pour être détruits, ils risquent de tomber entre de mauvaises mains. En optant pour une solution de déchiquetage interne, les entreprises peuvent éliminer les risques qu’elles encourent en faisant appel à des sociétés de déchiquetage. Au moment de présenter cette solution, il convient de s’en tenir aux chiffres pour démontrer les avantages d’une conversion du déchiquetage sur place. Le tableau ci-dessous montre les économies potentielles.
Évaluer l’option de déchiquetage hors site
Les entreprises qui gèrent d’importants volumes de documents confidentiels peuvent faire appel à des entreprises de déchiquetage. Toutefois, l’externalisation des services de déchiquetage présente de nombreux inconvénients.
Comprendre les besoins de votre entreprise en matière de déchiquetage
Définir une politique de rétention et de destruction des documents pour l’entreprise
L’élaboration d’une politique de destruction des documents donne aux employés des indications claires sur les documents qui doivent être détruits. La nature des documents à détruire varie d’un lieu de travail à l’autre et vous pouvez faire preuve de discernement pour évaluer les documents spécifiques qui, selon vous, peuvent contenir des informations critiques susceptibles d’être compromises. Voici une liste générale qui peut s’avérer utile :
- Documents contenant des renseignements sur les clients
- Demandes de crédit des clients
- Demandes d’emploi et documents de vérification des antécédents des employés
- Documents relatifs à l’assurance maladie des employés
- Documents de paie et informations sur les dépôts
Fréquence et volume
L’évaluation des besoins en matière de déchiquetage ne se limite pas à déterminer les départements qui ont ou n’ont pas besoin d’une déchiqueteuse. La question porte plutôt sur la quantité. Certains services, comme le service financier ou le service des ressources humaines, peuvent avoir une demande élevée en matière de déchiquetage, ce qui nécessite de grandes déchiqueteuses à coupe transversale dotées d’une plus grande autonomie et d’une plus grande capacité de feuilles. D’autres services pourraient avoir un volume de déchiquetage moindre, mais pourraient déchiqueter plus souvent au cours de la journée, c’est-à-dire à une fréquence plus élevée.
Déchiquetage de gros volumes
Pour les services ou les zones du bureau qui nécessitent un déchiquetage intensif, il est préférable d’utiliser une déchiqueteuse commerciale. Créez une zone de déchiquetage, généralement près d’une photocopieuse ou d’autres machines de bureau mutualisées. Les déchiqueteuses commerciales peuvent être dotées de dispositifs de prévention des bourrages de papier, de performances silencieuses pour les espaces de travail partagés, de systèmes de lubrification automatique pour réduire l’entretien, de plus grandes capacités de feuilles et d’un cycle de fonctionnement prolongé, parfois continu, si nécessaire.
Qu’est-ce que le cycle de fonctionnement?
Le cycle de fonctionnement détermine la durée de fonctionnement de la déchiqueteuse avant qu’elle n’ait besoin de se refroidir. Des cycles de fonctionnement plus longs permettent une utilisation plus intensive de la déchiqueteuse sans attente.
Déchiquetage à haute fréquence
Pour les départements où les déchiqueteuses sont utilisées plus fréquemment au cours de la journée, les déchiqueteuses personnelles sont plus pratiques et plus rapides à utiliser. Par exemple, les dossiers hospitaliers ou les dossdocuments médicaux peuvent avoir besoin d’être détruits sur-le-champ. Dans certains contextes où la fréquence d’utilisation est élevée, les petites déchiqueteuses personnelles présentent le plus d’avantages. De nombreuses déchiqueteuses personnelles à coupe transversale sont équipées d’une protection contre les bourrages de papier, d’un système de déchiquetage silencieux, ainsi que de dispositifs de sécurité pour éviter les accidents. De nombreuses déchiqueteuses personnelles peuvent détruire des documents comportant des trombones ou des agrafes, ainsi que des cartes de crédit et des CD, ce qui, dans un environnement où la fréquence de déchiquetage est élevée, améliore la productivité en réduisant le temps nécessaire à la préparation des documents à déchiqueter.
Déchiquetage à haute productivité : Mise à niveau vers des déchiqueteuses automatiques
Pour une productivité encore plus élevée, les déchiqueteuses à alimentation automatique are
offrent un niveau de performance supérieur. Les déchiqueteuses à alimentation automatique détruisent automatiquement les documents sans avoir besoin d’être alimentées manuellement, ce qui permet aux employés de se consacrer à d’autres tâches. Les modèles à alimentation automatique sont déclinés en format commercial et personnel et (sur certains modèles) prennent en charge les agrafes, les trombones et les documents avec la même facilité que les déchiqueteuses traditionnelles.
Utilisation d’une carte de conversion pour le placement des déchiqueteuses sur le lieu de travail
La cartographie de conversion consiste à déterminer le nombre et le type de déchiqueteuses nécessaires, ainsi que leur emplacement dans les différents services. Posez des questions et observez ce qui se passe dans chaque service. Renseignez-vous sur la fréquence à laquelle les conteneurs de l’entreprise de déchiquetage sont vidés et sur la fréquence à laquelle les travailleurs doivent se rendre au conteneur pour y déposer des documents. Ces informations vous aideront à déterminer le nombre de déchiqueteuses commerciales de grande taille et le nombre de déchiqueteuses personnelles nécessaires. Utilisez cet outil de sélection de déchiqueteuses pour obtenir des conseils supplémentaires.
Petites déchiqueteuses de bureau placées de manière à permettre un déchiquetage fréquent
Déchiqueteuses commerciales placées de manière à permettre le déchiquetage de gros volumes
Combinaison de différents types de déchiqueteuses dans un même service
Dans certains cas, un même service peut avoir besoin des deux types de déchiqueteuses. Certaines personnes peuvent être amenées à manipuler fréquemment des documents confidentiels, tandis que le reste du service peut être amené à détruire un grand nombre de documents.
Comprendre les besoins de votre entreprise en matière de déchiquetage peut vous aider à mettre en place des politiques efficaces de destruction de documents, à réaliser des économies en gérant le déchiquetage en interne et à améliorer la productivité en introduisant les déchiqueteuses adaptées à chaque service.