Zeven tips voor een naadloze verhuizing van uw kantoor.

Een kantoorverhuizing kan het begin zijn van iets moois voor elke organisatie.

Het kan noodzakelijk zijn vanwege een praktische behoefte, zoals een gewijzigd aantal medewerkers of een fusie maar, mits goed georganiseerd, biedt het bedrijven ook de mogelijkheid om positieve veranderingen door te voeren, werkpraktijken te vernieuwen of medewerkers te motiveren.

Een element dat volgens plan moet verlopen, voordat een van deze zaken kan worden gerealiseerd, is het verplaatsen van het kantoor.

Teamwerk is essentieel bij een kantoorverhuizing. Goede planning, een fatsoenlijke checklist en iedereen geïnspireerd houden om zijn of haar rol op te nemen, kunnen helpen om de verhuizing naadloos te laten verlopen. Mensen kunnen beter enthousiast op hun nieuwe werkplek aankomen, klaar voor een nieuwe start, in plaats van verloren door de 'last minute'-chaos van een hectische verhuizing.

Regel het goed en u ligt op schema met het creëren van een productieve, gezonde en tevreden omgeving. Hier zijn onze zeven tips voor een succesvolle kantoorverhuizing:

1. Neem alleen mee wat u nodig heeft

Enkele maanden voor de verhuizing, is de eerste stap het bekijken van elk item op de locatie.

Van papierwerk en dossiers die niet langer nodig zijn voor juridische of praktische redenen, tot apparatuur en materiaal dat al meer dan een jaar niet gebruikt wordt of niet meer nodig is op de nieuwe locatie; al deze zaken dienen veilig te worden versnipperd, vernietigd, gerecycled of te worden geschonken aan een goed doel.

2. Controleer de rest

Zodra u alleen nog de dossiers, meubels en apparatuur over heeft die u in het nieuwe pand nodig heeft, is het tijd om na te denken over verpakkingseisen.

Bekijk het aantal kleine, middelgrote en zware items in elke ruimte, inclusief de receptie, kantoren, vergaderruimtes en keukens. Door een checklist te maken van apparatuur, kunt u daarna precies de juiste hoeveelheid dozen bestellen voor elke ruimte.

3. Koppel dozen aan items

Verpakkingsdozen moeten worden gekoppeld aan de items die moeten worden ingepakt.

Voor elke ruimte moet u bepalen hoeveel kleine dozen u nodig heeft voor kleinere, zwaardere spullen, zoals boeken, papier en telefoonsets. Middelgrote dozen zijn geschikt voor grotere items en grotere dozen zijn bedoeld voor stoffen spullen zoals uniformen of kussens.

4. Beschermen

Voordat u gaat pakken, moet u beschermende verpakking bij de hand hebben.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan verpakkingsschuim om loze ruimtes in dozen op te vullen en schuiven te voorkomen, gewatteerd opvulmateriaal rond breekbare items, zoals serviesgoed, foto's of spiegels, en krimpfolie om apparatuur te beschermen tegen krassen.

5. Begin op tijd met inpakken

U kunt het proces in zijn geheel vereenvoudigen door niet-essentiële dingen of spullen voor langdurige opslag, al maanden van tevoren in te pakken.

Door alvast een voorsprong te nemen en het pakken in fases over meerdere maanden te verdelen, zal er veel minder te doen zijn in de een of twee weken van de verhuizing. Dat helpt aanzienlijk om het stressniveau te verminderen.

6. Optimaliseer opbergruimte

Door te kiezen voor hoogwaardige, stevige, stapelbare opbergdozen, is het makkelijk om de hoeveelheid benodigde vloerruimte te beperken.

Stevige vracht- en verhuisdozen zijn daarvoor een geschikte optie. Deze zijn gemaakt van sterk, dubbeldik golfkarton en twee lagen karton op de bodem voor extra stevigheid. Ze kunnen worden gestapeld tot vijf dozen hoog voor geoptimaliseerde opbergruimte.

7. De dag ervoor

Als u een week-tot-week-proces heeft gevolgd met het inpakken van minder gebruikte items, dan is het op de dag voor de verhuizing alleen nog een kwestie van het inpakken van de meest essentiële apparatuur.

Wanneer u apparatuur inpakt, is het een goed idee ervoor te zorgen dat de stroomkabels onderweg niet worden gescheiden van de apparaten waar ze bij horen, door deze in krimpfolie te verpakken en met tape aan het betreffende apparaat te bevestigen.

Op deze dag hoeft u zich dan alleen nog maar bezig te houden met het laatste 'opvegen' van de noodzakelijke spullen, zoals telefoonsets, Pc's, actuele werkdossiers en de kantoorbenodigdheden. Dit zal de stress verlichten en de laatste werkdag op de oude locatie voor alle betrokkenen zo positief mogelijk maken.

Door u tot doel te stellen om mensen en apparatuur met zo minimaal mogelijk gedoe te verhuizen naar de nieuwe locatie tijdens het hele proces van plannen en verhuizen, is het goed mogelijk om de moraal en betrokkenheid van uw medewerkers hoog te houden.