Trois problèmes qui doivent être résolus par les employeurs avant de passer en télétravail

Les employeurs peuvent être préoccupés par les difficultés de la gestion d’une équipe en télétravail.

Sans se préparer au préalable, il peut y avoir des risques tels qu’une baisse de productivité, une sécurité réduite et un soutien insuffisant en matière de santé et de bien-être.

Vous avez besoin des bonnes politiques et équipements en place pour prévenir ces problèmes. Lorsque ces mesures sont prises, le télétravail peut être un grand succès.

L’agence de voyages Ctrip a procédé à un essai où la moitié de leurs employés travaillaient de chez eux pendant neuf mois, à l’exception d’un jour par semaine. L’autre moitié était basée au bureau.

Sur deux ans, les chercheurs ont remarqué une amélioration de la productivité des personnes travaillant de chez eux de 13%. Il y a eu 50% de démissions en moins de la part de ces employés, ce qui a permis de réaliser d’importantes économies en matière de recrutement et de formation.

Les employeurs peuvent assurer la continuité de leur activité en se préparant dans ces trois domaines : la communication, la sécurité et le bien-être.

1. La communication

Vous pouvez avoir besoin d’une politique de travail à distance pour vous assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde quand il s’agit de communiquer, de protéger les données et les équipements et de répondre aux exigences légales.

Une étude a révélé que 63% des entreprises ont des employés en télétravail, mais plus de la moitié d’entre elles (57%) n’ont pas de politique de travail à distance.

Cela pourrait inclure:

 • La nécessité de travailler dans un environnement calme et sans distraction

 • Une confirmation que la connexion Internet est adéquate

 • Prêter toute l’attention nécessaire au travail pendant les heures de travail

 • Communiquer via des moyens / outils de communications communs

 • Mises à jour quotidiennes de l’activité sur les dossiers partagés

 • Respecter les politiques de protection des données, de confidentialité et d’autres politiques de l’emploi

 • Prendre soin des actifs de l’entreprise

 • Exigences d’une assurance pour l’utilisation du matériel de l’entreprise

La communication est essentielle lorsque vous travaillez à distance. Il s’agissait du critère le plus cité parmi les 38 entreprises exerçant du télétravail lorsqu’il leur a été demandé le critère essentiel pour un télétravail optimal.

La plupart de ces entreprises utilisent des outils de collaboration tels que Slack, Zoom, Google Hangouts et Skype pour que leurs collègues restent en contact et s’assurent que les projets sont en cours d’exécution à temps.

Les employés en télétravail souhaitent également être informés de manière régulière de l’évolution des projets en cours ou à venir.Dans un sondage réalisé auprès des employés en télétravail, 39% considéraient le manque d’information de la direction comme étant le plus grand obstacle. 38% ont relevé la rapidité de l’information comme principal problème.

Une façon de garder tous les employés sur la bonne voie est de passer des appels vidéo de 15 minutes entre les équipes chaque matin, pour remplacer les réunions physiques organisées en entreprise. Cela permet à chaque membre de l’équipe de dire brièvement ce qu’il a fait hier, ce qu’il compte faire aujourd’hui et s’il rencontre des obstacles sur tel ou tel sujet.

2. Sécurité

Votre entreprise possède peut-être déjà un réseau privé virtuel (VPN) pour les connexions cryptées entre les ordinateurs des employés et le système informatique. Si vous augmentez potentiellement le nombre d'employés utilisant le VPN en même temps, vous devriez peut-être acheter davantage de licences d'utilisation ou améliorer la capacité de votre serveur.

Mais la sécurité des données et le respect du RGPD ne s’arrêtent pas là.

Les employés en télétravail doivent gérer en toute sécurité la destruction et le stockage des documents papier.

Toute personne utilisant des documents personnels ou confidentiels devra utiliser un destructeur de documents à coupe croisée sur le bureau pour éliminer en toute sécurité les documents contenant des données personnelles, lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires.

Les données à caractère personnel sont toute information permettant d'identifier un individu, qu'il s'agisse d'un client, d'une cliente, d'un employé ou d'un associé. Tout ce qui peut identifier une personne entre dans cette catégorie, y compris les photos, les noms, les adresses, les numéros de téléphone, les transactions ou l'activité des médias sociaux.

Si les personnes ont besoin de conserver des documents de travail, en particulier des documents confidentiels, à la maison, ceux-ci doivent être conservés en sécurité dans des boîtes de rangement munies de couvercles, ou dans des boîtes d’archives fermées.

Les documents laissés à la maison peuvent entraîner une violation de données, et le classement et le stockage à domicile réduisent ce risque.

3. Le bien-être

Un facteur qui ne devrait pas être négligé lorsque les gens travaillent loin du bureau est la santé et le bien-être.

Le retour sur investissement (ROI) de l’ergonomie montre que lorsque vous donnez aux employés les outils et les accessoires pour travailler confortablement, ils sont plus heureux et plus productifs. C’est un point positif pour l’entreprise.

Il est important de s’assurer que votre politique de bien-être se poursuit dans l’environnement familial car les troubles musculo-squelettiques (TMS) sont l’une des causes les plus courantes d’invalidité, de congés maladie et de retraite anticipée.

Les évaluations des risques liés aux postes de travail sont une exigence légale en vertu de la directive 90/270/CEE de l’UE. Ces évaluations aident à réduire l’absentéisme et à garder une productivité accrue et celles-ci devraient être effectuées par chaque employé lorsqu’il/elle passe en télétravail. Si une personne a besoin d’accessoires ergonomiques pour équiper son bureau à la maison, allant du repose-pieds au support moniteur, ceux-ci devraient être aussi fournis par l’employeur.

En instaurant une bonne communication, une sécurité et un bien-être pour tous, vos actions aideront vos employés à être plus productifs et motivés.