Protégez votre entreprise

Les entreprises sont aussi vulnérables. L'étude Fellowes - Credoc 2009 a dévoilé que 38% des entreprises estiment ne pas protéger suffisamment les données confidentielles dont elles disposent.

L’usurpation d’identité d’une entreprise intervient lorsqu’il y a une utilisation fausse de son nom ou lorsque les détails de l’identification de celle-ci (numéro CCI, numéro de TVA…) sont utilisés à des fins d’activités illégales. Elles peuvent être de tout genre, du simple vol de logo d’entreprise jusqu’à la création de site Internet. Dans des cas extrêmes, il peut s’agir de fraudes gigantesques comme la vente de biens immobiliers ou encore l’appropriation d’un nom d’une très grande entreprise. Dans ce cas, les dommages peuvent être considérables, ils peuvent non seulement impliquer les partenaires mais aussi nuire à son bien le plus précieux – sa marque. Cela peut également mettre en danger ses clients et ses salariés.

Une approche proactive est essentielle dans la sécurité de l'identité au bureau, particulièrement concernant les documents papier qui peuvent facilement être oubliés quand vous vous concentrez sur des mesures de sécurité numériques. Par exemple, les fichiers joints à un message électronique qui ont été imprimés, peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Aussi, ne laissez pas traîner vos documents sur votre bureau, détruisez-les. Pour plus d'informations sur le type de documents à détruire, cliquez ici.

Pour une protection optimale contre l'usurpation d'identité et l'espionnage économique, veillez à ce que tous vos salariés soient bien informés de ces risques et mettez en place des procédures claires sur la gestion, la circulation et le stockage des informations sensibles, que ce soit pour les données informatiques ou papier. C'est aussi essentiel de leurs donner accès à des destructeurs de documents.

1. Vérifiez que les coordonnées de votre entreprise (adresse, nom des dirigeants...) enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés sont bien correctes et qu’elles n’ont pas été frauduleusement modifiées.
2. Assurez-vous que vos salariés et vous-même détruisez toutes les informations confidentielles avant de les jeter. Utilisez un destructeur de documents à coupe croisée ou micro-confettis, et n’oubliez pas de détruire également les CD et DVD.
3. Veillez à ce que tout document imprimé concernant les salariés soit bien détruit lorsqu'il n'est plus utile.
4. Assurez-vous que tout document imprimé concernant votre entreprise, sa stratégie ou ses résultats a bien été détruit. Dès qu'une information commerciale, marketing ou finançière n'est plus utile, elle doit être détruite convenablement pour ne pas tomber entre les mains d'un concurrent.
5. Veillez à ce que tous vos salariés soient bien informés du risque d’usurpation d’identité et d’espionnage économique. Mettez en place des procédures claires sur la gestion, la circulation et le stockage des informations sensibles, que ce soit pour les données informatiques ou papier.
6. Vérifiez l’identité de tout nouveau client et contrôlez régulièrement celle de vos clients existants.
7. Donnez l'accès à tous les salariés à un destructeur de documents à coupe croisée, et placez-le à côté des imprimantes pour une destruction plus simple et plus rapide des documents qui pourraient être oubliés sur le rack.
8. Maintenez une politique stricte sur la gestion des données clients et exigez leur destruction quelque soit leur nature.
9. Veillez à ce que les informations sensibles soient stockées dans un endroit sécurisé et fermé à clef. De plus, changez le code d'accès tous les 6 mois ou lorsqu'un salarié quitte la société ou que sa nouvelle fonction n'exige plus cet accès.
10. Assurez-vous que les logiciels anti-virus soient installés et à jour sur tous les ordinateurs. Vérifiez que le cadena apparaît en haut de l'écran lorsque vous traitez des informations confidentielles sur les sites web. Ceci assure que les informations sont cryptées.
11. Assurez-vous que les données contenues dans les anciens ordinateurs et sur les disques durs ont bien été effacées avant de les jeter, les vendre ou les donner.
12. Ne communiquez de fichiers sources contenant le logo de la société qu'à des personnes connues et pour des raisons légitimes. Assurez-vous que les logos sur votre site web ou dans les e-mails soient bien protégés pour qu'ils ne puissent pas être récupérés sans votre permission.
13. Ne jetez et ne donnez pas à vos clients et fournisseurs de papiers à en-tête vierges, et détruisez ceux qui contiennent des informations sensibles.

1. Ne laissez jamais des documents en salle de réunion ou près des imprimantes, d'autant plus s'ils contiennent des informations sensibles.
2. Rangez votre bureau avant de partir, que ce soit les dossiers ou supports médias, et verrouillez votre ordinateur.
3. Détruisez tout document ou CD inutile avant de quitter le bureau et faites-le vous-même.
4. Les clés doivent être rangées dans un endroit sûr lorsqu'elles ne sont pas utilisées.
5. Faites attention à vos mots de passe - ne les divulguez pas et ne les écrivez pas.
6. Rangez votre espace de travail pour vous assurer de ne pas laisser en évidence un document confidentiel ou un support contenant des données sensibles.