Was sollte am Arbeitsplatz vernichtet werden?

Egal, ob es sich um Papiere, CDs oder Kreditkarten handelt, Aktenvernichter haben sich als Lebensretter für Unternehmen erwiesen, wenn es darum geht, vertrauliche Informationen sicher zu vernichten.

Allerdings ist es wichtig zu wissen, welche Unterlagen vernichtet werden müssen und welche nicht.

Man muss sich im Klaren darüber sein, welche Dokumente als sensibel oder vertraulich gelten und wann diese geschreddert werden müssen.

Dokumente, die vernichtet werden sollten, sind z.B.:

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten können alle Informationen sein, die eine Person identifizieren , unabhängig davon, ob es sich um einen Kunden, Auftraggeber, Angestellten oder sonstigen Mitarbeiter handelt. Diese Kategorie beinhaltet alles, was eine Person identifizieren kann, einschließlich Fotos, Name, Adressen, Telefonnummern, Transaktionen oder Social-Media-Aktivitäten.

Den Richtlinien der DSGVO entsprechend sind Organisationen gesetzlich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten, die nicht mehr für den Zweck gebraucht werden, für den sie erhoben wurden oder wenn eine Person darum bittet, zu vernichten.

Informationen, die für kriminelle Zwecke missbraucht werden könnten

Datenvernichtung von personenbezogenen Daten spielt auch eine wichtige Rolle in der Verbrechensbekämpfung. Betrüger benutzen die personenbezogenen Daten, um Bank- oder Kreditkartenkonten zu eröffnen, Darlehen aufzunehmen,soziale Leistungen zu beantragen Bestellungen aufzugeben oder sogar einen Reisepass oder Führerschein illegal zu beantragen - all das unter der gestohlenen Identität.

Die Betrügereien werden immer überzeugender, je mehr die Kriminellen über die Person wissen.

Geschäftsunterlagen

Jedes Land hat seine eigenen gesetzlichen Anforderungen für wie lange Verträge, Unternehmensabkommen und ähnliche Dokumente aufbewahrt werden müssen. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 bzw. 10 Jahre, je nachdem, um welche Art von Dokumenten es sich handelt.

Diese Dokumente müssen immer sicher und zum richtigen Zeitpunkt vernichtet werden.

Transaktionsdatensätze

Sollten Sie Dokumente haben, die nicht direkte Unternehmens- oder Kundeninformation beinhalten und daher nicht unbedingt aufbewahrt werden müssen, prüfen Sie nach, wann diese vernichtet werden können. Dies könnten z.B. Dokumente wie Quittungen, Einzahlungsbelege und Kontoauszüge sein. Es ist möglich, dass diese Dokumente bereits vernichtet werden können, sobald der Abgleich mit der Konten- und Spesenabrechnung fertig ist.

Personalakten und Datensätze

Die DSGVO verlangt, dass die Personalabteilungen nachweisen können, warum sie bestimmte Daten über frühere oder gegenwärtige Mitarbeiter speichern. Die Richtlinien erwarten, dass Sie rechtfertigen können, warum sie eventuell Daten über den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum hinaus aufbewahren.

Die Personalakten sollten regelmäßig überprüft werden und die Zustimmung der Mitarbeiter eingeholt werden, falls Daten in gewissen Fällen länger als üblich beibehalten werden müssen. Sobald die Daten ihr rechtliches Ablaufdatum erreicht haben, müssen sie vernichtet werden.

Kommunizieren Sie die Aufbewahrungsfristen und Regeln zur Aktenvernichtung

Ein Regelwerk für die Vernichtung von Geschäftsunterlagen und sensiblen Daten sollte in jedem Unternehmen vorliegen und es ist hilfreich, wenn es allen Team-Mitgliedern , die mit diesen zu tun haben, gründlich erklärt wird. Plakate in der Umgebung der Arbeitsplätze können dabei helfen, dieses Bewusstsein zu vertiefen und Mitarbeiter daran zu erinnern, wie, wann und warum die verschiedenen Dokumentenarten vernichtet werden müssen.

Aktenvernichtung bei der Arbeit außerhalb des Büros

Weiterhin sollte auch sichergestellt werden, dass Mitarbeiter, die nicht täglich im Büro anwesend sind (z.B. Außendienst-Mitarbeiter) Zugang zu einem Aktenvernichter haben und sich den Vorschriften der DSGVO bewusst sind. Auch diese Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, Unterlagen ordnungsgemäß zu vernichten, sobald diese nicht mehr benötigt werden. .